Las 5 etapas de una licitación de obra privada

La licitación de una obra privada de construcción generalmente sigue un proceso estructurado que consta de varias etapas. 

A continuación, proporcionamos una descripción general de las 5 etapas en las que JLV Consultores divide un proceso de licitación para una obra de construcción:

1. Planeamiento y preparación de la información:

Se prepara la documentación que se utilizará en la licitación. Esto incluye especificaciones técnicas, planos, pliegos de condiciones, términos y condiciones contractuales, entre otros. Algunas de las actividades que se realizan en esta etapa son las siguientes:

• KOM (Kick Off Meeting) y revisión de la documentación recibida.
• Evaluación preliminar de los participantes (Sentinel, Indecopi, SBS y otros relacionados). 
• Se plantea la carta de invitación con la convocatoria y la solicitud de expresiones de interés a los postores, que establece los detalles básicos de la licitación, incluidas la fecha límite para la presentación de propuestas y los requisitos para participar.
• Envío del acuerdo de confidencialidad (NDA).
• Elaboración y/o adaptación de las bases administrativas y los términos de referencia de los concursos, que proporcionan información detallada sobre cómo preparar y presentar una propuesta, los requisitos de elegibilidad, fechas importantes y cualquier otra información relevante.
• Elaboración de los formatos de evaluación técnica y económica estableciendo los criterios técnicos y económicos de la calificación.
• Información y documentos que demuestren la elegibilidad y capacidad del licitador para realizar la obra. Esto puede incluir estados financieros, experiencia previa, referencias, certificados de registro, entre otros.
• Elaboración de la lista de actividades (itemizado) base.
• Gestión de la aprobación del expediente administrativo del concurso por parte del cliente.

2. Presentación de la propuesta:

• Comunicado a los participantes sobre la política antisoborno de JLV Consultores (ISO 37001).
• Entrega del expediente administrativo a los participantes aprobados por el cliente.
• Acompañamiento a la visita al terreno con el cliente y los postores.
• Ronda de consultas formuladas por los participantes y coordinación de respuesta con el cliente.
• Recepción de las propuestas técnicas y económicas presentadas por los postores.
• Los contratistas interesados presentan sus propuestas en respuesta a la licitación. Las propuestas generalmente incluyen detalles sobre el enfoque del contratista, costos, plazos de ejecución y otros términos relevantes.

3. Apertura de propuestas:

• Coordinación de la reunión con el cliente para la apertura de propuestas, de forma presencial o mediante una plataforma virtual.
• Elaboración del acta de apertura de propuestas.
• Lista de verificación (checklist) de las propuestas recibidas.
• Envío al cliente de las copias digitales de las propuestas (técnicas y económicas) presentadas por los postores.

4. Evaluación de las propuestas:

• Un equipo de evaluación revisa y evalúa las propuestas recibidas. Esto incluye la verificación de la capacidad técnica y financiera de los licitadores, así como la evaluación de sus propuestas técnicas y económicas.
• Revisión de la información/documentos presentados por los postores participantes.
• Análisis y comparación de las propuestas utilizando los formatos de evaluación técnica y económica, para un máximo de postores determinado, por paquete de contratación.
• Informe de licitación (versión digital en PDF) con los resultados y las observaciones/comentarios a las propuestas, para definir a los postores finalistas.
• Reunión de presentación del informe de evaluación.
• Reuniones con los postores para aclarar comentarios/observaciones y solicitar actualización de propuestas.
• Recepción de propuestas actualizadas.
• Verificación de levantamiento de observaciones, actualización de cuadro resumen comparativo y cuadro de resultados.

5. Cierre de la licitación:

• Basándose en los resultados de la evaluación, se recomienda a la entidad contratante el contratista que cumple con los requisitos y ofrece las mejores condiciones.
• Asesoría técnica para la negociación y cierre con el postor ganador.
• Envío de las comunicaciones de agradecimiento a los participantes no adjudicados. 
• Recopilación de la documentación (versión digital) del proceso de licitación que formará parte del contrato de obra por firmar (expediente contractual).

Es importante destacar que los detalles específicos de un proceso de licitación pueden variar según la ubicación, el tipo de obra y la entidad contratante.

JLV Consultores brinda el servicio de licitación de contratistas de obra.